Entrou em uma nova fase, na última quinta-feira (15), o projeto de recuperação do acervo do Departamento de Arquivo Geral (DAG) da UFSM, o qual foi inundado no subsolo da Reitoria no dia 30 de abril, como resultado das fortes chuvas que assolaram o estado. Essa nova fase é representada pela mudança de local da operação, que estava no Centro de Convenções e passa a ocupar o Espaço Multiuso. O trabalho que está sendo feito na UFSM é ademais um laboratório de técnicas de recuperação de documentos, servindo de paradigma para dezenas de outras instituições no Rio Grande do Sul que também tiveram seus arquivos atingidos pelas inundações. Tanto é assim que esse trabalho ganhou o reconhecimento do Arquivo Nacional, instituição com a qual o DAG tem mantido contato permanente desde o dia do alagamento.
Uma comitiva do Arquivo Nacional esteve nesta segunda-feira (19) na UFSM para conferir de perto o trabalho realizado pelo DAG. A comitiva é formada pelo diretor de Gestão de Documentos e Arquivos, Jean Camoleze, pela coordenadora de Preservação do Acervo, Maria Júlia Faissal Cardoso, e pelo coordenador-geral de Desenvolvimento e Análise de Instrumentos de Gestão de Documentos e Arquivos, Djalma Mandu de Brito.
Recentemente, o Arquivo Nacional concedeu R$ 1 milhão à UFSM para a aquisição de materiais de consumo, recurso que se soma ao 1,5 milhão que o Ministério da Educação disponibilizou à universidade para a compra de equipamentos que auxiliem na recuperação do arquivo institucional.
“O trabalho que foi feito aqui na instituição serviu como guia para que o próprio Arquivo Nacional refizesse algumas das suas orientações, porque nunca se teve na história do Brasil um alagamento nessa escala, com o volume de documentos atingidos em um mesmo espaço de tempo. Nem o próprio Arquivo Nacional tinha material ou subsídios para orientar nessa escala. Então tudo o que a gente tem feito de lá para cá é muito inovador”, afirma a diretora do DAG, Débora Flores, em entrevista concedida ao podcast Ineditados, da Editora UFSM, o qual é transmitido pela Rádio UniFM.
Novo espaço – Quem passou nos últimos dias pelas proximidades do Espaço Multiuso deve ter percebido a construção, ao lado do prédio, de pequenos pilares de concreto de cerca de um metro altura, sobre os quais já se encontram dois contêineres com a função de estufa, equipados com aparelhos de ar-condicionado que haviam sido descartados. No mesmo local, está prevista a instalação de outros quatro contêineres que servirão como câmaras frias, para abrigar os documentos em processo de congelamento.
Das cerca de 12 mil caixas de documentos afetados pela inundação, aproximadamente 2 mil já estão secas; as outras permanecem congeladas (embaladas a vácuo) em câmaras frias, para evitar a proliferação de mofo e fungos que deformam a tinta e o papel. No interior do Espaço Multiuso, foi estruturada uma espécie de “linha de montagem”, com a organização dos diferentes setores em que se distribui o trabalho de recuperação dos documentos, nos quais se dividem cerca de 40 pessoas que trabalham no projeto, equipe que inclui servidores do DAG, trabalhadores terceirizados, voluntários e bolsistas.
O primeiro setor da linha é o de descongelamento, que é feito de forma gradual: os papéis retirados das câmaras frias são colocados dentro de uma geladeira. Só depois disso que o processo é completado em temperatura ambiente. Após o descongelamento, vem a higienização, setor em que é retirada o excesso de sujeira trazida pela chuva. Concluída a limpeza, acontece a secagem, para a qual se pretende experimentar três métodos diferentes: com estufa natural, estufa de circulação de ar e liofilizador. Este último é um equipamento que o DAG pretende adquirir. É comumente usado em laboratórios para desidratar amostras por meio de um processo de sublimação.
Quando secos, os documentos vão para o setor de preparo, onde se descolam papéis grudados uns nos outros, se retiram grampos e se juntam partes separadas, entre outros procedimentos. Depois disso, os papéis vão para a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (Cpad), que faz uma triagem de acordo com a prioridade de digitalização, a qual é a última parada da linha. Antes disso, os papéis são classificados de acordo com as datas, além de ser armazenados em novas caixas, com índice de localização.
Por fim, para o processo de digitalização, foi adquirido um scanner do tipo planetário, adequado para digitalizar documentos sensíveis, como é o caso de papéis que foram molhados. Esses papéis sofrem diferentes tipos de distorção, incluindo o aumento de volume. Outro problema enfrentado é que, como os documentos molhados cobrem diversas décadas (desde a de 1930), os tipos de papel e tinta usados em cada época são diferentes, o que requer tratamentos distintos.
Por fim, após passar por todos os setores do fluxo de trabalho, as caixas de documentos recuperados terão como destino provisório o arquivo do prédio 48D, da Pró-Reitoria de Graduação. E, no entanto, mesmo passando por todo esse processo de recuperação, os fungos presentes nesses documentos podem deteriorá-los se expostos à umidade. Por isso, optou-se pela digitalização como método de preservação.
Além disso, o laboratório montado no Espaço Multiuso recebeu documentos da Secretaria Municipal de Cultura de Dona Francisca, também atingido pelas inundações, os quais vão passar pelo mesmo processo de recuperação.
Trabalho multidisciplinar – Até o momento, nenhum documento foi perdido, conquista que a diretora do DAG atribui não só ao trabalho do departamento, como também à colaboração de vários setores da universidade.
“Nós tivemos mais de 200 voluntários da comunidade universitária, entre estudantes, docentes e servidores técnico-administrativos. E a parceria de docentes especializados, de algumas áreas como a tecnologia dos alimentos, fitotecnia, química, farmácia, engenharia mecânica… Então tivemos docentes de várias áreas que trouxeram o seu know-how, a sua especialidade na sua área. Mas, juntando todos os conhecimentos, foi possível a gente fazer essa operação com sucesso até o momento, porque o desafio daqui para frente é imenso”, contou Débora na entrevista ao Ineditados.
Estima-se em aproximadamente cinco anos a duração do trabalho de recuperação do arquivo da UFSM. Entretanto, a expectativa da diretora do DAG é que esse tempo “talvez seja menor, porque a gente tem uma equipe muito qualificada. Está tendo todo o apoio institucional, tanto da gestão como dos docentes do curso de Arquivologia e dos cursos envolvidos todos”.
Texto: Lucas Casali
Fotos: Laurent Keller, estudante de Jornalismo e bolsista da Agência de Notícia
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